5 zásad ako riadiť firmu na diaľku

Industriálna revolúcia premiestnila pracujúcich ľudí /remeselníkov, poľnoshospodárov/ od svojich rodín do výrobných hál. Za uplynulých dvesto rokov sme si vypracovali zvyky že ráno odchádzame z domu do práce a večer domov z práce.

Sme zvyknutí pracovať v tvorivých kolektívoch s osobami v blízkosti. Toto zaručovalo dobrý prenos informácií ako aj pomerne efektívnu interaktivitu pri riešení úloh a problémov.

V uplynulých rokoch sa toto začalo výrazne meniť kvôli globalizácii – (aj krajina je málo) a radikálny a extrémne rýchly posun nastal pri práci na diaľku kvôli korona vírusu.

Vývoj riadiacich a komunikačných modelov je v súčasnosti výrazne ovplyvnený globalizáciou a aktuálnymi zdravotnými obmedzeniami.

Vedenia spoločností, manažéri ale aj radoví zamestnanci sú vystavení zvýšenému tlaku nielen zo strany svojich klientov, finančným tlakom ale aj schopnosti dosahovať výsledky s tímami, ktoré nie sú prítomne v blízkosti. Pracovné podmienky sú postavené na hlavu.

Musíme si zvykať, že :

Nechodíme do práce ale bývame a žijeme v práci spolu s našimi rodinnými príslušníkmi
Na druhej strane stola je kolega alebo pracovník z inej kultúry (čech, nemec, rus, číňan) so
svojimi názormi a návykmi ovplyvnený touto kultúrou
Komunikujeme na diaľku bez možnosti osobného stretnutia
Časový harmonogram je náročný na synchronizáciu všetkých zúčastnených

Tieto faktory teda

ovplyvňujú schopnosť efektívne reagovať a rozmýšľať,
prispievajú k duševnej disharmónii,
môžu viesť k emočnému napätiu, disharmónii a konfliktom.

Približne 80% komunikácie medzi ľuďmi prebieha na neverbálnej úrovni a len 20% slovami. Ako teda efektívne komunikovať medzi sebou ked’ naše možnosti osobne sa stretnúť sú výrazne obmedzene?

Predstavíme si 5 zásad, ktoré pokiaľ budete dodržiavať, tak vaše šance na efektívnu a zrozumiteľnú komunikáciu výrazne stúpnu. Skúsme si najprv definovať čo je radenie na diaľku.

Dodanie informácie vzdialenému príjemcovi tak aby viedla k efektívnemu dosiahnutiu cieľa.
Prenos informácií sa deje od manažéra k partnerovi, pracovníkovi a/alebo naspäť.
Dnes sa budeme rozprávať o 5 zásadách ako riadiť firmu a tímy na diaľku.

Zásada 1: Staň sa vlastným manažérom v kríze

Byť manažérom v kríze znamená pozitívnu orientáciu na seba. Buďte sám sebe partnerom, ktorý sa rozvíja a pomáha ostatným prekonávať ťažké obdobia.
Viem je to ťažké. Veľa z vás muselo pristúpiť k znižovaniu miezd, prepúšťaniu zamestnancov, a byť nositeľom zlých správ. Pracovali ste z domu dlhú dobu, cítili ste sa zle a boli vystresovaní, lebo ste nevideli alebo nevidíte svetlo na konci tunela.

Návod:

Nekritizujte sa a neumárajte sa v seba kritizovaní. Ak nastane táto situácia tak sa disociujte od tejto situácie.

Zavrite oči, kľudne dýchajte a pýtajte sa sami seba: “Ako by ma upokojil a podporil starý priateľ alebo mentor, ktorý mi želá to najlepšie?”

Hľadajte odpovede na tieto otázky a poznačte si ich.

Udržujte si pozitívnu myseľ. Neustále sa zamýšľajte nad svojimi životnými cieľmi.
Zodpovedajte si otázky: “Čo je pre mňa dôležité? Čo stojí za ochranu/udržanie ? Čoho sa oplatí držať? Čoho sa viem alebo chcem vzdať aby sa mi žilo lepšie?”

Odpovede na tieto otázky vám pomôž vyjasniť si vaše osobné priority ako aj priority ako manažéra.

V čase, keď sa cítite trochu rozladení a máte „nenaplnenú potrebu majstrovstva“, je užitočné mať kúsok svojho života tam, kde sa cítite „sebavedome, schopne“ a že sa v niečom „zlepšujete“.

Zvážte rozvoj nových zručností: študujte napríklad cudzí jazyk alebo sa naučte kódovať.

Pozerajte sa na negatívne alebo krízové veci ako na príležitosť. Che to iný uhol pohľadu.
Každý koniec prináša nový začiatok.

Zvyšujte si sebaúctu: Zameranie sa na malé víťazstvá pre seba a svoj tím pomáha poskytnúť základ, smer“ a veľmi potrebné zvýšenie sebaúcty. Hľadajte tiež možnosti mimo vašej práce, ktoré ponúkajú „pocit úspechu a dobrých výsledkov.

Stanovte si jasné krátkodobé a strednodobé ciele, ktoré ako manažér a osoba chcete dosiahnuť.

Starajte sa o seba. Dobré jedlo, kvalitný spánok, pohyb a cvičenie pomáhajú k sviežej mysli.

ÁNO
Zamyslite sa nad tým, čo je vo vašom živote a práci dôležité, a venujte čas premýšľaniu o tom, čo vám dodáva energiju a inšpiruje.

Posuňte svoje myslenie a preorientujte sa, ako vy a váš tím dosahujete svoje ciele. Niektoré okná môžu byť zatvorené, iné sú však otvorené.

Venujte čas úlohám, ktoré vám dajú zmysel pre majstrovstvo a úspech. Potrebujete kúsok svojho života, kde sa budete cítiť sebaisto, schopní a pod kontrolou.

NIE
Netríznite sami seba: Správajte sa k sebe láskavo a empaticky tak, ako by to robil dobrý priateľ.

Nebojte sa odhaliť svoju ľudskosť. Buďte otvorení svojmu tímu o tom, ako sa vyrovnávate s výzvami, ktorými osobne prechádzate.

Nezanedbávajte svoju fyzickú a emocionálnu pohodu. Stanovte si starostlivosť o seba ako najvyššiu prioritu a nájdite spôsoby, ako znížiť pretlak a dobiť energiu.

Zásada 2: Sústavne budujte a posilňujte tímového ducha

Pravidlá hry: nastavte jasné pravidla hry

Zaveďte kontrolné mechanizmy, ktoré budú dostatočne transparentné a kvantifikovateľné.
Vyhnite sa mikromanažmentu
Vytvorte si spoločne nástroje na kontrolu a tímovú motiváciu

Zrozumiteľnosť vždy:

Pýtajte sa na konci : je vám to zrozumiteľné? Prípadne ich nechajte nech pokyn alebo úlohu zopakujú.

Zdieľajte svoje zručnosti a znalosti, nebojte sa ako manažér prenechať zodpovednosť na svojich podriadených. Pokiaľ niečo neviete, alebo nerozumiete, nechajte si to vysvetliť. Hranie sa na múdreho nikomu neprospieva.

Buďte tolerantní k chybám ostatných. Vy viete prečo pracujete s ľuďmi a tímami ktoré ste si vybrali. Pokiaľ niekto dlhodobo nestačí, robí chyby alebo je úplne mimo kolektívu tak sa s ním rozlúčte. Bude to lepšie pre obe strany.

Vytvorte si tímový súlad:

Zahrajte si spolu hru na diaľku – počítačová hra- porozprávať sa – niečo ako teambuilding .
Nastavte si jednotný jazyk kmeňa. Jednotný jazyk kmeňa, pomenujte pojmami
Dôležité veci, pokyny situácie tak aby každý vedel o čom sa bavíte. Je to dôležité najmä pri viacjazyčných a kultúrne zmiešaných tímoch.
Sústavne sa pýtajte sa – rozumiete tomu? – Získať súlad.

Ak to viete zvládnuť tak buďte výnimočný priateľ z krajiny splnených snov: staňte sa súčasťou príbehu vašich kolegov, tímov, zamestnancov. Buďte šéf ktorý je nápomocný.

Zásada 3: Pravidelnosť

Stanoviť si pravidelné termíny.
Pravidelný rytmus práce vytvára pohodu, kľud a umožňuje sa sústrediť na prácu.
Buďte dostupný pre priamy kontakt od svojich spolupracovníkov vo vyhradený čas. Stanovte so pravidlá kedy vás môžu kontaktovať.
Stanovenie si jasných cieľov
– strednodobý
– krátkodobý

Zásady 4: Dostupnosť

Majte stanovený čas kedy sa pracuje a kedy majú byť zamestnanci zastihnuteľní. NAPRÍKLAD KAŽDÝ DEŇ OD 10:00 do 14.00. vtedy by ste mali všetci reagovať na vzdialenú komunikáciu do určitého času. Pokiaľ je nutné tak po tomto čase ich kontaktovať len výnimočne. Toto prispeje k lepšiemu plánovaniu úloh a dosahovaniu cieľov.

Rešpektujte súkromie ľudí ako aj ich právo na voľný čas. Uvedomme si že častokrát cez komunikáciu vstupujeme ku nim domov. Niektoré firmy v USA pred nedávnom napríklad zaviedli dni a časy kedy zakazujú zamestnancom používať zoom, skype a podobné platformy na komunikáciu.

Najmä zoom efekt sa v niektorých firmách začal rozširovať tak že manažment bol nútený obmedziť jeho používanie. Zistili že prílišná závislosť na komunikácii z domáceho prostredia odvádza pozornosť a prispieva k znižovaniu.

Zásada 5: Schopnosť manažovať nesúlad

Stanovte si pravidlá správania a práce. jasne definujte čo je a čo nie je prípustné.
Vyhýbajte sa nejasnému zadávanie úloh. Kontrolujte si pochopenie zadávaných úloh spätnou väzbou. Napríklad sa vždy pýtajte: rozumel som tomu správne že, …. . Čiže informáciu alebo úlohu zopakujete po niekom svojimi slovami.
Buďte konkrétny a jednoznačný nepoužívajte neurčité zámena typu: vtedy , ako som povedal, to …. . Toto požadujte aj od svojich kolegov, zamestnancov, dodávateľov.
Pri konfliktoch používajte metódu troch pozícií, kedy sa na problém zúčastnené strany pozerajú zo svojej pozície, zo strany pozície oponenta ako aj ako z pozície úplne nezainteresovaného .
Posilňujte si jazyk kmeňa, súlad v tíme
Vždy jednajte s Pozitívnym úmyslom. Toto jednanie sa vám mnohonásobne vráti v najťažších chvíľach.
Vyhýbajte sa polarizácii v tíme: “ ja a vy všetci ostatní” , alebo “my to v centrále a vy na pobočke”. Takisto dbajte na to aby tento názor nevznikal vo vašich satelitoch.
Posilňujte flexibilitu zmýšľania a prístupu k práci. častokrát sa stáva že ľudia nechcú meniť svoje návyky a názory pretože ich zmena by si vyžadovala posun do zóny dočasného diskomfortu alebo rizika. Súčasná doba si vyžaduje flexibilitu. Zaveďte kultúru flexibility a otvoreného zmýšľania. Toto takisto pomôže zmenšovať možné nesúlady

Kompletný záznam rozhovoru s Richardom Kolárikom si pozrite tu: